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通知公告  
转:关于应届毕业研究生档案转寄工作的管理规定及流程
发布日期:2015-04-09浏览次数:字号:[ ]

为做好应届毕业生的档案转寄工作,研究生院制定本规定:

一、适用范围及分类
1.适用范围:
应届毕业普通硕士生、博士研究生。港澳台研究生及来华留学生研究生不在范围内。
2.适用分类:
(1)签三方者:
毕业前与工作单位签订三方协议者。
(2)回生源地二分者:
京外生源二分回省、北京生源二分回区县者。
(3)考博升学者:
毕业前考取博士研究生者。
(4)出国留学者:
自费出国留学者。
(5)户档留校者
毕业前获批户档留校者,档案暂存学校。待工作落实后,转入该管理序列。
3.其他
档案转寄、户口迁移等方面问题的详细解析,请参加《北京语言大学2014届毕业生指南》
二、工作流程
1.毕业生信息录入
请符合条件的毕业研究生同学,登陆研究生教育管理系统,在研究生工作页面,点击研究生档案管理→毕业生档案管理→填写档案转寄地址,按下列要求及系统提示录入档案转寄地址:
(2)回生源地二分者,研究生院将统一录入就业中心提供的研究生生源地档案接收单位的地址,研究生同学可登陆研究生教育管理系统查询。
(3)考博升学者,请在毕业前,和录取学校确认档案转寄地址并录入研究生教育管理系统。
(4)出国留学者,请在毕业前,将档案转寄单位及地址录入研究生教育管理系统。
(5)户档留校者,请在协议期满前,将档案转寄单位及地址录入研究生教育管理系统。
2.培养单位信息审核
    研究生同学录入上述信息之后,按下述管理规定将相关材料提请培养单位审核。
(1)签三方者,请将档案邮件确定表交至学院审核。
(2)回生源地二分者,无需提交材料。
(3)考博升学者,请将录取学校的调档函交学院审核。
(4)出国留学者,请将档案转寄单提交学院审核。
(5)户档留校者,暂不提交材料,待工作落实后,再行提交档案邮件确定表至学院审核。
培养单位登陆研究生管理系统,在研究生工作→研究生档案管理→毕业生档案管理→档案转寄地址审批中,核准研究生相关材料与研究生教育管理系统中所填地址准确无误后,给予审批通过,并将汇总材料交至培养办。
3.研究生院档案整理与转寄
    各毕业研究生同学及培养单位完成档案转寄工作后,研究生院将从研究生教育管理系统中,提取档案转寄地址及转寄单位信息,完成档案转寄工作,并将已转寄的档案机要号录入研究生教育管理系统,以备研究生查询档案去向及签收情况之用。档案整理与转寄工作具体如下:
(1)研究生院整理毕业生同学在读期间的各类材料,核准后放入研究生个人档案袋并封装。
(2)研究生院从研究生教育管理系统中,提取研究生档案转寄地址,生成并打印档案邮寄信封,将信封按学号姓名核准后,贴至研究生个人档案封面。
(3)对研究生个人档案进行密封和盖章后,转交学校收发室,进入机要寄送流程。
(4)档案寄出之后,将收发室返回的机要号,录入研究生教育管理系统,备研究生同学查询档案接收情况。
 
 
研究生院
2014年6月9日



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